Lo studio passa le giornate a fare i conti degli altri. I propri, spesso, li guarda a fine anno, quando c’è poco da correggere. Non serve un sistema complicato: servono pochi numeri, sempre gli stessi, guardati con regolarità.
Si parte da un piano di pagamento per ogni mandato
Tutto comincia dalla lettera d’incarico. Se per ogni cliente sono scritti il compenso annuo, le rate e le scadenze, lo studio sa già a inizio anno quanto dovrebbe incassare, e quando. Senza questo, qualsiasi previsione è un’ipotesi.
Qualche consiglio pratico:
- dividi il compenso annuo in rate regolari, mensili o trimestrali: lo studio ha incassi più costanti e il cliente non si trova una fattura pesante tutta insieme;
- scrivi nella lettera d’incarico anche come verrà pagato il compenso, per esempio con l’addebito diretto SDD;
- quando concordi un lavoro in più, aggiorna il piano subito, non a fine anno.
I numeri da guardare
Quanto è entrato
L’incassato da inizio anno, confrontato con lo stesso periodo dell’anno prima. È il numero più semplice, e anche quello che si confonde più spesso con il fatturato: una fattura emessa non è ancora un incasso.
Quanto deve ancora entrare
Le rate scadute e non pagate, e quelle in scadenza nei prossimi mesi. Le prime dicono quanto lavoro di sollecito c’è da fare, le seconde quanta cassa arriverà.
Come chiuderà l’anno
L’incassato più quello che deve ancora entrare secondo i piani di pagamento. Se la previsione è sotto le attese, a metà anno c’è ancora tempo per intervenire: rivedere qualche compenso, proporre nuovi servizi, recuperare gli arretrati.
Gli incassi per mese e per canale
Mese per mese, gli incassi mostrano la stagionalità dello studio e i periodi in cui il lavoro è tanto e la cassa poca. Per canale, cioè SDD, carta o bonifico, mostrano quanti clienti pagano in automatico e quanti vanno seguiti a mano.
I clienti che pagano in ritardo
Spesso sono sempre gli stessi. Vederli in una lista aiuta a decidere cosa fare: proporre l’SDD, rivedere le condizioni o parlarne di persona.
Una volta al mese, sempre lo stesso giorno
Scegli un giorno fisso, per esempio il primo lunedì del mese, e guarda questi numeri con chi segue l’amministrazione dello studio. Se i dati sono già pronti, è un’abitudine che richiede poco tempo. Il difficile, di solito, è proprio averli pronti.
Con Tonay
In Tonay ogni mandato ha il suo piano di pagamento, con importi, rate e scadenze. Tonay invia al cliente proforma, avvisi di scadenza e fatture alle date giuste e, mentre i pagamenti arrivano, la dashboard si aggiorna da sola: quanto ha incassato lo studio, quanto deve ancora entrare e come chiuderà l’anno, con gli incassi divisi per mese e per canale. Se un piano cambia, previsioni e comunicazioni si adeguano.
