Chi lavora in uno studio lo sa: la parte più faticosa del compenso non è concordarlo, è incassarlo. Il cliente è d’accordo, la fattura parte, poi il bonifico arriva in ritardo, oppure non arriva e qualcuno deve telefonare.
L’SDD serve a togliere di mezzo questo passaggio. Il cliente firma una volta un’autorizzazione e, da lì in avanti, gli importi concordati vengono addebitati sul suo conto alle scadenze concordate.
Cos’è l’SDD
SDD sta per SEPA Direct Debit, l’addebito diretto in conto corrente valido in tutta l’area SEPA. In Italia ha preso il posto del RID nel 2014: il meccanismo è lo stesso, cambiano le regole, che oggi sono uguali in tutta Europa.
Le parti sono quattro: lo studio, che è il creditore, la sua banca, il cliente e la banca del cliente. Lo studio presenta l’addebito alla propria banca, che lo inoltra a quella del cliente, e alla scadenza l’importo passa da un conto all’altro. Se qualcosa va storto, per esempio il conto non ha fondi o il mandato è stato revocato, l’addebito torna indietro con un codice che ne spiega il motivo.
CORE o B2B
Esistono due schemi.
Lo schema CORE vale con tutti i clienti, privati e aziende. Tutela molto il cliente: può chiedere alla sua banca il rimborso di un addebito entro 8 settimane, senza dare spiegazioni, ed entro 13 mesi se l’addebito non era autorizzato. È lo schema che usano quasi tutti gli studi.
Lo schema B2B è solo per i clienti che non sono consumatori, cioè imprese e professionisti. Dopo l’addebito non c’è rimborso, ma il cliente deve comunicare il mandato alla sua banca prima del primo addebito, e non tutte le banche offrono questo schema. Ha senso per i clienti con compensi importanti, se la loro banca lo supporta.
Il mandato
Il mandato è l’autorizzazione che il cliente firma. Il modello è standard e contiene sempre:
- il riferimento univoco del mandato, che sceglie lo studio;
- il Creditor Identifier dello studio;
- nome e indirizzo dello studio e del cliente;
- l’IBAN del cliente;
- il tipo di pagamento, ricorrente o singolo;
- lo schema, CORE o B2B;
- luogo, data e firma del cliente.
Il testo deve informare il cliente dei suoi diritti, in particolare del rimborso entro 8 settimane nello schema CORE. Per questo conviene partire dal modulo che fornisce la propria banca invece di scriverne uno da zero.
Il mandato si può firmare su carta o in digitale, per esempio con un codice ricevuto via SMS. In entrambi i casi va conservato: è il documento che dimostra che il cliente ha autorizzato gli addebiti. Resta valido finché il cliente non lo revoca, ma scade se per 36 mesi non viene presentato nessun addebito.
Cosa serve per partire
- Il Creditor Identifier. È il codice che identifica lo studio come creditore SEPA. In Italia si chiede alla propria banca ed è costruito sul codice fiscale o sulla partita IVA dello studio.
- Il servizio di incasso SDD della banca. Quasi tutte le banche lo offrono, con costi e modalità diversi: conviene chiedere le condizioni.
- Un modo ordinato di seguire mandati e scadenze. Con pochi clienti basta un foglio di calcolo. Quando i mandati diventano decine, serve uno strumento che tenga insieme mandati, rate ed esiti, altrimenti il tempo risparmiato nei solleciti si perde nei controlli.
Tempi e preavviso
Le regole sui tempi sono cambiate nel novembre 2016, e molte guide in rete non sono aggiornate. Oggi un addebito CORE si può presentare fino a un giorno lavorativo prima della scadenza, anche quando è il primo su un nuovo mandato, e non è più obbligatorio distinguere tra primo addebito e addebiti successivi. Molte banche chiedono comunque qualche giorno di anticipo: verificalo con la tua.
Il cliente va avvisato prima di ogni addebito, con importo e data. Salvo un termine diverso concordato con lui, il preavviso è di almeno 14 giorni. Spesso basta indicarlo nella fattura o nel piano dei pagamenti consegnato a inizio anno.
Gli errori più frequenti
- IBAN sbagliato: basta un carattere e l’addebito viene respinto.
- Intestatario diverso: chi firma deve essere il titolare del conto, o avere il potere di firmare per lui.
- Schema B2B non attivato dalla banca del cliente: il primo addebito torna indietro.
- Mandato introvabile: se il cliente contesta un addebito, devi poterlo mostrare.
Con Tonay
In Tonay il cliente firma il mandato dal telefono, con un codice via SMS, senza moduli di carta. Tonay presenta gli addebiti alla banca alla scadenza di ogni rata e abbina ogni pagamento alla rata giusta, così lo stato di ogni cliente è sempre aggiornato. Chi non usa l’SDD riceve un link per pagare con carta o bonifico. Tonay gestisce sia lo schema CORE sia il B2B.
