In molti studi i solleciti partono quando qualcuno se ne ricorda: a fine mese, tra una scadenza fiscale e l’altra, spesso dopo settimane. E più passa il tempo, più la telefonata diventa difficile.
Quasi sempre il problema non è il cliente che non vuole pagare. È che nessuno ha deciso prima cosa fare, e quando.
Prima della scadenza
Molti ritardi si evitano prima ancora di dover sollecitare.
- Termini chiari nella lettera d’incarico: compenso, rate, scadenze e modalità di pagamento, scritti nero su bianco.
- Fatture e avvisi puntuali: se la fattura parte in ritardo, anche il pagamento arriverà in ritardo.
- Un promemoria qualche giorno prima della scadenza: molti ritardi sono semplici dimenticanze.
- Un modo semplice per pagare: un link nella email, oppure l’addebito diretto SDD per i compensi ricorrenti.
Una sequenza da decidere una volta
Decidi una sequenza e applicala a tutti, tranne ai clienti che preferisci seguire di persona. Per esempio:
- 3 giorni prima della scadenza: promemoria;
- 5 giorni dopo: primo sollecito;
- 15 giorni dopo: secondo sollecito, con la proposta di un piano di rientro;
- 30 giorni dopo: ultimo avviso;
- se non arriva risposta: diffida via PEC, poi il legale.
Non esiste una sequenza giusta per tutti. Conta che sia la stessa per tutti i clienti e che parta da sola, senza aspettare che qualcuno trovi il tempo.
Sei modelli da adattare
I modelli danno del Lei: se con un cliente vi date del tu, adattali. Sostituisci i campi tra parentesi quadre.
1. Promemoria prima della scadenza
Oggetto: Promemoria: fattura n. [NUMERO] in scadenza il [DATA]
Gentile [NOME],
le ricordo che la fattura n. [NUMERO] di [IMPORTO] € scade il [DATA]. La trova in allegato e può pagarla da qui: [LINK].
Se ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio.
Cordiali saluti,
[FIRMA]
2. Primo sollecito
Oggetto: Fattura n. [NUMERO] non ancora saldata
Gentile [NOME],
dai nostri controlli la fattura n. [NUMERO] di [IMPORTO] €, scaduta il [DATA], non risulta ancora pagata. Sarà sicuramente una svista: le allego di nuovo la fattura, e qui trova il link per pagare: [LINK].
Se c’è qualcosa che non torna, mi scriva pure.
Cordiali saluti,
[FIRMA]
3. Secondo sollecito, con piano di rientro
Oggetto: Secondo sollecito: fattura n. [NUMERO]
Gentile [NOME],
la fattura n. [NUMERO] di [IMPORTO] €, scaduta il [DATA], risulta ancora da saldare nonostante il sollecito del [DATA SOLLECITO].
Le chiedo di provvedere entro 10 giorni. Se in questo momento le è più comodo pagare a rate, possiamo concordare un piano di rientro: basta rispondere a questa email.
Cordiali saluti,
[FIRMA]
4. Ultimo avviso
Oggetto: Ultimo avviso: fattura n. [NUMERO]
Gentile [NOME],
la fattura n. [NUMERO] di [IMPORTO] €, scaduta il [DATA], è ancora da saldare e non abbiamo ricevuto risposta ai solleciti precedenti.
Le chiedo di regolarizzare il pagamento entro 10 giorni. In mancanza, dovremo inviarle una diffida formale e applicare gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002.
Resto disponibile a concordare un piano di rientro.
Cordiali saluti,
[FIRMA]
Gli interessi di mora del D.Lgs. 231/2002 valgono con imprese e professionisti: con i clienti privati togli quel riferimento.
5. Diffida ad adempiere, via PEC
Oggetto: Diffida ad adempiere: fattura n. [NUMERO]
Spett.le [CLIENTE],
con la presente la diffidiamo a pagare la somma di [IMPORTO] €, dovuta per la fattura n. [NUMERO] del [DATA], scaduta il [DATA SCADENZA] e non saldata nonostante i nostri solleciti, oltre agli interessi di mora maturati.
Il pagamento dovrà avvenire entro 15 giorni dal ricevimento della presente, sul conto [IBAN]. In mancanza, affideremo il recupero del credito a un legale, con ulteriori spese a suo carico.
Distinti saluti,
[FIRMA]
6. Dopo il pagamento
Oggetto: Pagamento ricevuto: fattura n. [NUMERO]
Gentile [NOME],
le confermo che abbiamo ricevuto il pagamento della fattura n. [NUMERO]. Grazie.
Cordiali saluti,
[FIRMA]
Sembra superfluo, ma dopo un sollecito chiude la questione e tiene sereno il rapporto.
Quando i solleciti non bastano
Il piano di rientro
Se il cliente vuole pagare ma non riesce a farlo tutto insieme, dividere il debito in rate è quasi sempre meglio che arrivare al legale: recuperi il credito e non perdi il cliente. Metti l’accordo per iscritto, con importi e scadenze, e fallo firmare. Se puoi, incassa le rate con l’SDD, così non devi chiederle una per una. E se il piano salta, l’accordo firmato è anche una prova del debito.
Il legale
Se il cliente non risponde, o non rispetta gli accordi, è il momento del legale. Per i compensi professionali la strada più comune è il decreto ingiuntivo, che il giudice emette sulla base di prove scritte come la lettera d’incarico, le fatture o la parcella con il parere di congruità dell’Ordine. Il tuo legale ti dirà cosa serve nel tuo caso.
In ogni caso conserva tutto: solleciti inviati, risposte, accordi, con le date. Più lo storico è in ordine, più veloce sarà il lavoro del legale.
Con Tonay
Con Tonay decidi una volta quando e come sollecitare, anche con regole diverse per gruppi di clienti, ed escludi chi vuoi seguire di persona. I messaggi partono dal dominio dello studio, con il tuo logo, la fattura in allegato e il link per pagare con SDD, carta o bonifico. Appena il pagamento arriva, i solleciti successivi si fermano.
Quando serve, proponi un piano di rientro che il cliente firma online, e le rate vengono addebitate con l’SDD. Tonay conserva solleciti, risposte e accordi con data e ora, e se bisogna passare al legale lo storico si esporta in un unico documento.
