Prenota una demo

Privacy policy

Ultimo aggiornamento:

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati descritti in questa informativa è TONAY S.R.L., Via San Nicola 1, 73020 Martignano (LE), P.IVA 05443850754 (“Tonay”).

Contatti: info@tonay.it. Per le questioni privacy: privacy@tonay.it.

2. Quando Tonay è titolare e quando è responsabile

  • Tonay come titolare: per i dati di chi visita il sito tonay.it, di chi ci contatta e degli utenti degli studi clienti (account, assistenza, comunicazioni di servizio, fatturazione, sicurezza).
  • Tonay come responsabile del trattamento: per i dati che lo studio cliente carica o fa trattare tramite la piattaforma, compresi quelli letti dalle caselle email e dai numeri WhatsApp che lo studio collega. In questi casi il titolare è lo studio; i dettagli sono nell’accordo sul trattamento dei dati (DPA).

3. Sito tonay.it

Dati di navigazione

Il server che ospita il sito registra i dati tecnici necessari a erogarlo e a proteggerlo (indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, browser). Sono conservati per un massimo di 30 giorni, salvo che servano ad accertare un abuso o un attacco.

Statistiche (Google Analytics)

Solo se acconsenti tramite il banner dei cookie, usiamo Google Analytics 4, caricato tramite Google Tag Manager, per sapere in forma aggregata quante persone visitano il sito e quali pagine leggono. Senza consenso Google Analytics non salva cookie sul tuo dispositivo. Puoi cambiare scelta in qualsiasi momento dal link “Preferenze cookie” in fondo a ogni pagina. Il fornitore è Google Ireland Limited; i dati possono essere trasferiti negli Stati Uniti sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework. Dettagli nella cookie policy.

Contatti via email

Se ci scrivi (per esempio per chiedere una demo), usiamo i dati che ci invii solo per risponderti e, se diventi cliente, per gestire il rapporto. Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).

4. Dati trattati per gli studi clienti

A) Dati di account e contatto

Nome, cognome, email e ruolo degli utenti dello studio; credenziali (in forma cifrata); preferenze dell’account; comunicazioni di assistenza.

B) Dati amministrativi e di fatturazione

Ragione sociale, indirizzo, P.IVA e dati necessari alla fatturazione; stato dei pagamenti. I pagamenti con carta e con addebito diretto sono gestiti da Stripe: Tonay non conserva i numeri delle carte.

C) Dati tecnici e di sicurezza

Log di accesso e di utilizzo (data e ora, indirizzo IP, browser), eventi di sicurezza, registri delle operazioni.

D) Dati trattati per conto dello studio

Dati e documenti caricati o generati dallo studio nell’uso del servizio: anagrafiche dei clienti dello studio, mandati, piani di pagamento, fatture, incassi, comunicazioni.

5. Integrazioni con email e WhatsApp

Lo studio può collegare a Tonay le proprie caselle email e i propri numeri WhatsApp Business. Il collegamento è sempre una scelta dello studio, che lo autorizza dal proprio account Microsoft o Meta e può revocarlo in qualsiasi momento. Per questi dati Tonay agisce come responsabile del trattamento per conto dello studio.

Quali dati leggiamo

  • Email: metadati (mittente, destinatari, oggetto, data), contenuto e allegati dei messaggi delle caselle collegate, comprese le caselle condivise a cui lo studio dà accesso.
  • WhatsApp: messaggi e allegati scambiati con il numero WhatsApp Business collegato, e i relativi contatti.

Da quali servizi e con quali permessi

  • Microsoft 365 (Microsoft Graph): permessi di sola lettura della posta. Tonay non invia, non modifica e non cancella email dalla casella.
  • WhatsApp Business Platform (Meta): permessi whatsapp_business_management e whatsapp_business_messaging, concessi dallo studio tramite la procedura di collegamento di Meta.
  • Gmail (Google): integrazione prevista in futuro. Quando sarà disponibile, l’uso dei dati ricevuti dalle API di Google rispetterà la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.

Per cosa li usiamo

Solo per fornire allo studio le funzioni di Tonay (per esempio collegare comunicazioni, pagamenti e posizioni dei clienti). Non usiamo questi dati per pubblicità, non li vendiamo, non li cediamo a terzi per i loro scopi e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Intelligenza artificiale

Per riconoscere a quale cliente si riferisce un messaggio o un pagamento, ordinare i documenti nei fascicoli, preparare riassunti e bozze di risposta, Tonay usa modelli di intelligenza artificiale ospitati sui server di Tonay nell’Unione Europea. I dati non vengono inviati a fornitori esterni di intelligenza artificiale (come OpenAI, Google o Microsoft).

L’intelligenza artificiale non prende decisioni con effetti giuridici sulle persone. Lo studio stabilisce per ogni agente livelli di autonomia e autorizzazioni: quali attività può svolgere da solo e quali richiedono l’approvazione di una persona dello studio, per esempio prima di inviare una comunicazione a un cliente. Gli abbinamenti incerti restano da confermare.

Le comunicazioni che un agente invia in autonomia partono a nome dello studio, che decide quali messaggi possono essere inviati senza approvazione e ne resta responsabile. Quando la normativa lo richiede, lo studio informa i propri clienti che alcune comunicazioni sono preparate o inviate con sistemi di intelligenza artificiale.

Cosa conserviamo e per quanto

  • Email: i messaggi vengono letti dal provider al momento del bisogno; nel database di Tonay conserviamo solo i riferimenti necessari (per esempio l’identificativo del messaggio), per la durata del contratto o finché la casella resta collegata.
  • WhatsApp: messaggi e allegati sono conservati da Tonay in forma cifrata, perché la piattaforma di Meta non permette di rileggerli in seguito, per la durata del contratto o finché il numero resta collegato, salvo che lo studio li cancelli prima.

Come scollegare caselle e numeri

Lo studio può scollegare una casella o un numero in qualsiasi momento dalle impostazioni di Tonay. Può anche revocare l’accesso direttamente:

  • Microsoft: dalle impostazioni delle app aziendali del proprio tenant Microsoft Entra o dalla pagina Le mie app;
  • Meta: dalle impostazioni delle integrazioni del proprio Business Manager.

Dopo lo scollegamento Tonay smette di leggere nuovi dati e cancella quelli già conservati entro 30 giorni, salvo diversa istruzione dello studio. Le copie di backup vengono sovrascritte entro i 30 giorni successivi. Per la cancellazione completa vedi Cancellazione dei dati.

6. Finalità e basi giuridiche (Tonay titolare)

  • Fornire il servizio e gestire l’account: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
  • Assistenza: esecuzione del contratto e legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f).
  • Fatturazione e obblighi di legge: obbligo legale (art. 6.1.c).
  • Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti: legittimo interesse (art. 6.1.f).
  • Statistiche del sito: consenso (art. 6.1.a), revocabile in qualsiasi momento.

Non facciamo profilazione né marketing basato sui dati del servizio.

7. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati dal personale autorizzato di Tonay e dai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio (hosting, server per l’intelligenza artificiale, invio di email, pagamenti), nominati responsabili o sub-responsabili. L’elenco è nella pagina Sub-responsabili.

8. Dove sono i dati e trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

L’applicazione Tonay e il database sono ospitati su server nell’Unione Europea, nei Paesi Bassi; i modelli di intelligenza artificiale su server nell’Unione Europea, in Francia. Se un fornitore tratta dati fuori dallo SEE, il trasferimento avviene con garanzie adeguate: decisione di adeguatezza (per esempio l’EU-US Data Privacy Framework) o Clausole contrattuali standard.

9. Tempi di conservazione

  • Dati di account e di utilizzo: per la durata del contratto; dopo la chiusura dell’account, cancellazione o anonimizzazione entro 60 giorni (30 per chiedere l’esportazione dei dati e 30 per la cancellazione), salvo esigenze di contenzioso o sicurezza.
  • Dati di fatturazione: per il tempo richiesto dalla legge (10 anni per le scritture contabili).
  • Log tecnici e di sicurezza: 12 mesi, salvo proroghe in caso di incidenti.
  • Log del sito tonay.it: 30 giorni.
  • Backup: copie a rotazione, sovrascritte entro 30 giorni.

I dati trattati per conto dello studio seguono il DPA e le istruzioni dello studio.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR), scrivendo a privacy@tonay.it. Rispondiamo entro 30 giorni.

Se i dati sono trattati per conto di uno studio (Tonay responsabile), la richiesta va rivolta allo studio; Tonay lo aiuta a rispondere secondo il DPA.

Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura dei dati in transito e dei dati più delicati a riposo, controllo degli accessi, registrazione delle operazioni, backup. I dettagli sono nell’Allegato 2 del DPA.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina con la data di aggiornamento.