Negli ultimi due anni l’AI è entrata in quasi tutti i software. In studio, però, nessuno ha tempo per le dimostrazioni: serve sapere cosa fa, chi controlla il risultato e dove finiscono i dati dei clienti.
Cos’è un agente AI
Un assistente come ChatGPT risponde alle domande che gli fai. Un agente AI svolge invece un compito preciso dentro il lavoro dello studio: riceve un documento, capisce di cosa si tratta, lo archivia nel fascicolo giusto, prepara una bozza, segnala quello che non torna. Non aspetta che qualcuno gli scriva: lavora sulle pratiche, con le regole e i permessi che lo studio gli ha dato.
Per questo ha senso parlare di agenti al plurale. Ognuno ha il suo compito, come succede con i collaboratori.
Dove aiutano già oggi
Funzionano bene nel lavoro ripetitivo, con regole chiare e tanti casi simili tra loro:
- riconoscere documenti e messaggi in arrivo e archiviarli nel fascicolo del cliente;
- leggere i dati dai documenti, come ragione sociale, partita IVA, importi e date, senza ricopiarli;
- abbinare i pagamenti alle fatture e alle rate;
- preparare solleciti e risposte alle richieste più frequenti;
- raccogliere i documenti per l’adeguata verifica e segnalare quelli che mancano;
- notare nei dati dei clienti segnali utili, come un fatturato che cresce o nuove assunzioni.
Sono attività che oggi tolgono ore ai collaboratori e che raramente sono la parte più interessante del loro lavoro.
Cosa resta allo studio
Valutare il rischio di un cliente, scegliere una strategia fiscale, decidere come rispondere a una contestazione, seguire il rapporto con il cliente: queste restano decisioni delle persone. Un buon agente, quando non è sicuro, non decide al posto tuo. Segnala il caso a un collaboratore.
Quanta autonomia dare
Nessuno affiderebbe tutto a un collaboratore appena arrivato, e lo stesso vale per gli agenti. Il modo più semplice è partire con tutto in approvazione: l’agente prepara, una persona controlla e conferma. Quando vedi che su un’attività lavora bene, gli lasci farla da solo, per esempio archiviare le visure o mandare i promemoria di pagamento, e tieni l’approvazione per tutto il resto.
Così l’autonomia cresce insieme alla fiducia, un’attività alla volta.
Imparano dal tuo studio
Ogni studio ha le sue abitudini: come chiama i fascicoli, che tono usa con i clienti, quali eccezioni fa. Gli agenti imparano dalle indicazioni e dalle correzioni dei collaboratori e, col tempo, lavorano sempre più come lo studio.
Una cosa da verificare con qualsiasi fornitore: quello che gli agenti imparano deve restare nello spazio di lavoro dello studio, non finire in un modello condiviso con altri.
Cinque domande da fare sui dati
Prima di usare l’AI con i dati dei clienti, chiedi a chi ti fornisce il servizio:
- Dove vengono trattati i dati? Meglio su server nell’Unione Europea.
- I dati passano a fornitori esterni di AI?
- Vengono usati per addestrare modelli?
- Chi può vederli, e per quanto tempo restano conservati?
- Il fornitore è nominato responsabile del trattamento, con un contratto apposito?
Sono le domande che faresti per qualsiasi software, con un’attenzione in più: i dati che passano da un’AI sono spesso i più delicati, come documenti d’identità, redditi e conti correnti.
Da dove cominciare
Scegli un’attività sola, ripetitiva e facile da controllare, come l’archiviazione dei documenti in arrivo. Coinvolgi i collaboratori che la seguono oggi: sanno dove sono le eccezioni e saranno loro a correggere l’agente nelle prime settimane. Poi guardate insieme cosa è cambiato e decidete se allargare ad altre attività.
Con Tonay
In Tonay ogni agente ha il suo ruolo: l’Archivista ordina documenti e messaggi, l’Amministrativo segue incassi, fatture e solleciti, l’Antiriciclaggio prepara i moduli dell’adeguata verifica e lo Sviluppo segnala le opportunità tra i clienti. Lavorano sulle stesse pratiche dei collaboratori, con l’autonomia che imposti tu, e girano su server gestiti da Tonay nell’Unione Europea: i dati non vengono inviati a fornitori esterni di AI e non sono usati per addestrare i modelli.
